Thuiswerken brengt een flinke uitdaging met zich mee voor managers. Hoe manage je jouw team effectief op afstand? Hoe houd je een vinger aan de pols? Wanneer kom je wel fysiek bij elkaar? Het zijn allemaal vragen die beantwoordt moeten worden door managers om een gezonde thuiswerksituatie te creëren. Niet alleen om jouw team te helpen hun werk zo goed mogelijk uit te voeren, maar juist ook om ervoor te zorgen dat mensen zich niet geïsoleerd voelen.
De juiste balans
Thuiswerkers hebben vaak de neiging langere dagen te maken dan de kantoorwerkers. Echt? Ja, echt. Dit is enerzijds een positief onderdeel vanuit zakelijk perspectief gezien, alleen verstoord dit de werk- privébalans van de werknemer. Met als gevolg op de lange termijn dat mensen klachten kunnen ervaren, oververmoeid zijn, last hebben van stress of erger nog een burn-out krijgen als gevolg van het vele werken. Des te belangrijker voor jou als manager een vinger aan de pols te houden bij jouw team en dit goed te monitoren. Werk daarom zo transparant mogelijk en monitor de agenda’s van je team. Zie je dat een teamlid structureel overwerkt, ga dan het gesprek aan.
Een fixed mindset of growth mindset?
Ieder mens is anders en iedereen heeft andere drijfveren. Mensen die werken zijn te verdelen in twee groepen met elk een eigen mindset: je hebt de mensen met een growth mindset en mensen met een fixed mindset. Mensen met een fixed mindset gedijen erg goed in een omgeving waarin ze bij leidinggevenden en collega’s in de buurt zijn. Zij hebben de motivatie én bevestiging van de mensen om hun heen nodig. Mensen met een growth mindset daarentegen pakken meer de regie in eigen handen. Ze zijn gericht op groei, leren en experimenteren. Juist deze mensen floreren momenteel in thuiswerksituaties. Houd daarom een extra oogje in het zeil bij jouw teamleden met een fixed mindset.
Stuur op resultaat
Als manager in een thuiswerksituatie word je verplicht te sturen op resultaat. Dit vergt in sommige opzichten om een iets andere aanpak dan je misschien gewend bent. Alles begint met het vertrouwen in jouw teamleden. Laat hen weten dat zij zelf verantwoordelijkheid dragen en geef hen ook écht het vertrouwen. Formuleer duidelijke opdrachten, monitor de voortgang en maak vooraf goede afspraken.
Kennisdeling is key
In de oude situatie waarin men in kantoortuinen werkte, was kennisdeling geen onderdeel waar je over na hoefde te denken. Je kon zo de telefoongesprekken van je collega’s meeluisteren en je hoorde waar iedereen mee bezig was. Fijn, alleen leidde die situatie ook verschrikkelijk af. Om de teamspirit en betrokkenheid te behouden is het belangrijk dat je op zoek gaat naar een nieuwe methoden van kennisdeling. Denk bijvoorbeeld aan een (online) weekstart of een blog of webinar als iemand op cursus geweest is. Of maak bijvoorbeeld notities digitaal die je meteen met iedereen via Evernote deelt.
Bepaal hoe je samenwerkt en blijf verbonden
Het is belangrijk eerst te bepalen hóé je gaat samenwerken voordat je vastlegt hoe je met elkaar in verbinding blijft. Heb je elkaar bijvoorbeeld echt in real life nodig? Dan is regelmatig (fysiek) overleg prettig. Of wil je alleen sociaal contact houden omdat je allemaal onafhankelijk van elkaar je eigen ding doet? Dan volstaat een virtuele borrel misschien al wel.
Juist nú zijn sociale vaardigheden onmisbaar. Je hebt voornamelijk telefonisch contact, waardoor je zoveel non-verbale communicatie mist. Je moet afgaan op de stem en het verhaal dat iemand vertelt. Des te belangrijker ook op andere manieren de connectie te zoeken. Start bijvoorbeeld de werkweek samen tijdens een online vergadering met beeld. Of plan een tweewekelijks individuele contactmoment tussen jou en je teamleden om door te nemen hoe alles gaat en het werk verloopt.
Niet iedereen is hetzelfde
Inzicht in de verschillende communicatiestijlen van jouw mensen kan helpen om de medewerkers betrokken en gemotiveerd te houden en daarmee ook werkgerelateerde stress te vermijden. Maar hoe weet je nu welke communicatiestijl jouw werknemers aanspreekt? En hoe ontdek je hoe je jouw medewerkers kunt motiveren? Één van de tools die je hiervoor kunt inzetten is het rapport Succesvol Managen op Afstand van Thomas. Met dit rapport vergaar je inzicht in hoe jouw medewerkers omgaan met het werken op afstand. Interesse? Neem dan contact met mij op, dan help ik je hierbij.
Tot slot wil ik nog een aantal tools met je delen die juist nú van groot belang kunnen zijn. Dit alles
Tools voor communicatie:
Digitale werkplekken en tools om samen te werken door file-sharing:
Tot zover alle tips die je antwoord geven op de vraag ‘Hoe manage je een team op afstand.’
